¿Cómo optimizar costos de tecnología en las organizaciones?

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En el área de TI de cualquier tipo de empresa, es importante optimizar costos como parte de las estrategias y buenas prácticas de sus CTO’s y líderes de tecnología. Para lograr lo anterior, es importante considerar que algunos gastos pueden ser reducidos, pausados o eliminados según el estado en que se encuentre una empresa. A continuación, se entregan algunos consejos para optimizar los costos de tecnología de forma eficiente.

1. Evaluar con base a objetivos inmediatos

El primer paso para optimizar los costos de la tecnología digital es reducir, suspender o eliminar algunos servicios tecnológicos o proyectos que no puedan producir un impacto económico con inmediatez. Por otro lado, si es recomendable potenciar los servicios tecnológicos en que el pago es bajo demanda y que entregan un retorno desde el primer momento en que son contratados, como los servicios cloud para empresas.

2. Reducir costos, más que eliminar

Hoy en día, el 25% del presupuesto promedio en TI se gasta en capital, según datos de Gartner. Aunque algunos costos de tecnología como licencias, software o renta de algún equipo es más factible de eliminar para la distribución del gasto, en ciertos proyectos se debe evaluar si esto no afecta el nivel de operación de TI. Si son realmente necesarios, se pueden reducir o mantenerlos en “modo de espera” dependiendo de los flujos y la proyección futura que tenga el negocio.

3. Considerar el flujo de caja

Las entradas constantes de efectivo en una compañía son fundamentales para mantener el flujo de caja. Por ello, puede ser recomendable llevar un inventario tanto de los productos internos como de la prestación de servicios tecnológicos que son contratados y evaluar el impacto que tienen en los estados financieros, tomando en cuenta en el caso de ganancias como de pérdidas registradas. Por ejemplo, la reducción en licencias de software o en activos propios (hardware) puede ayudar a disminuir el gasto en TI de una empresa. Por otro lado, ciertos servicios tecnológicos como servidores virtuales en la nube son ideales para optimizar los costos de tecnología relacionados con infraestructura, porque ofrecen una amplia gama de soluciones y servicios, logran ahorros en los costos de operación y hay una recuperación de capital en menor tiempo. La amplia cartera de soluciones y servicios de AWS permite a las organizaciones impulsar el éxito empresarial mensurable. Gracias a AWS, es posible obtener ahorros de 75% hasta 90% con respecto a las tarifas bajo demanda. Por tanto, les ayudan a potenciar el crecimiento y reducir los costos de manera significativa a largo plazo.

4. Controlar los gastos

Una vez identificados las entradas y salidas de dinero a través de un inventario, es aconsejable seguir con su control. Ahora toca apuntar cuáles costos ya están comprometidos con proveedores o anticipados, y cuáles podrían ser devueltos o suspendidos si la ocasión lo amerita, buscando que no afecte ni la caja o las operaciones de la empresa. En el caso de gastos fijos se puede considerar eliminarlos paulatinamente, si no son absolutamente necesarios. O bien, para los gastos variables se puede establecer una estrategia de reducción, suspensión o eliminación por un tiempo establecido.

5. Gastar de forma eficiente

Algunos gastos empresariales son más costosos cuando se tratan de infraestructura propia, y debido al uso, operación y la constante actualización de tecnología, resultan ser poco eficientes. Por ejemplo, una forma de optimizar los costos, sería trabajar con proveedores especializados en la prestación de servicios tecnológicos que dispongan de plataformas serverless, pues son una solución muy eficiente frente a los costos de servidores físicos. Esto se debe a algunos factores como:
  • Se cobran por petición invocada; es decir, se genera un gasto solo por su uso.
  • Escalan con base al crecimiento por el número de peticiones realizadas.
  • Ejecutan servicios sin la necesidad de un gasto por su administración.
No hay que olvidar que los costos de la tecnología digital no necesariamente deben eliminarse, y siempre es mejor optimizar los costos con base en el presupuesto disponible y los objetivos que sean establecidos.

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